Die Mobilität ist oft zu teuer

Nach den Lohnkosten ist die Mobilität in einem Unternehmen häufig der zweitgrösste Kostenblock. Daniel Lanz, CEO der CarNet Management AG und Flottenexperte erklärt, warum sich eine professionelle externe Fuhrparkverwaltung lohnt.

Ein typisches KMU weiss das nicht. In der Regel haben kleinere Unternehmen keine transparente Kostenstruktur, was die Mobilität anbelangt. Viele KMU haben deshalb auch Schwierigkeiten bei der Vergleichbarkeit. Das führt – übrigens auch bei grösseren Unternehmen – dazu, dass die Flottenstruktur rund um die Mobilität mit der Unternehmung nicht mitgewachsen ist. Es gibt Fuhrparks, die noch nach alter Manier betreut werden. Dort gibt es in der Regel ein grosses Einsparungspotenzial.

Die KMU-Inhaber müssen sich über die Kosten eines Fuhrparks bewusst werden. Dazu gehört auch die Bewirtschaftung der Flotte. Gerade ein kleines KMU muss unterschiedlichste Aufgaben sehr gut erfüllen, wenn eine Flotte optimal betreut werden soll. Dazu gehören der Einkauf eines Fahrzeugs, die Versicherung, aber auch die Abwicklung eines Schadenfalls. Nicht zu vernachlässigen sind die Rechnungskontrollen, beispielsweise von Service, Schadenfallreparaturen, Reifen und Treibstoff. Am Ende des Lebenszyklus geht es schliesslich darum, ein Auto zum bestmöglichen Preis zu verkaufen.

…weil sie keine Person haben, welche alle verschiedenen Disziplinen beherrscht und die Probleme erst noch in Teilzeit löst. Das Kernproblem ist, dass das Flottenmanagement immer ein Nebenjob ist. Ein Schadenfall geschieht aber immer zur Unzeit – immer dann, wenn man ihn gerade nicht braucht. Dann aber muss das Fahrzeug geborgen und die Mobilität des Fahrers wieder hergestellt werden. Das ist das Dilemma, wenn man als KMU die Flotte selber betreut

Konkret können Sie im Flottenmanagement Kosten sparen, indem Sie jede Rechnung wirklich genau anschauen – auch wenn es letztlich nur um 100 Franken geht. Wenn Sie beispielsweise eine Wartungsrechnung prüfen, geht es darum, nicht nur die Rabatte und die Kosten der Ersatzteile zu kontrollieren. Schwieriger ist es zu prüfen, ob die Arbeitszeiten korrekt abgerechnet wurden. Bei den abgerechneten Stunden gibt es unter den Anbietern grosse Unterschiede. Der konkrete Zeitbedarf ist aber genauso wichtig wie der günstige Preis des Ersatzteils.

…muss effizient abgewickelt werden. Bezahlt wird nur, was in Ordnung ist. Dazu kommt das Problem der Vergleichbarkeit. Wenn Sie beispielsweise einen VW Tiguan und einen Ford Fokus im Einsatz haben, können Sie nur über die Masse herausfinden, welches Fahrzeug Sie günstiger betreiben. Das aber muss man wissen, um die Mobilitätskosten steuern zu können.

Immer wieder unterschätzt wird beispielsweise am Ende des Tages der Wiederverkauf des Autos. Es geht darum, einen möglichst hohen Preis zu lösen. In der Regel wird ein Auto in der Anlagebuchhaltung linear abgeschrieben. Ein Verkauf nach fünf bis sieben Jahren wirkt sich demzufolge buchhalterisch bald einmal positiv aus – völlig ungeachtet dessen, was auf dem Occasionsmarkt eigentlich realistisch wäre. Das Potenzial am Ende des Lebenszyklus liegt deshalb bei gegen 30 Prozent. Dazu kommt, dass bei nicht gemanagten Flotten markante Schäden und Mängel am Fahrzeug während der Laufzeit nicht behoben werden. Das führt zu einem tieferen Preis, weil der Zustand der «Ware» nicht klar ist. Oft erfolgt dann ein Verkauf ab Platz in der Überzeugung einen guten Preis erzielt zu haben – ohne, dass dem effektiv so ist.

Ein grosses Sparpotenzial sehen wir wie gesagt beim Fahrzeug-Wiederverkauf. Beim Einkauf gibt es selbstverständlich auch Möglichkeiten, insbesondere bei kleinen Firmen. KMU mit Flotten ab bereits fünf Fahrzeugen können im Flottenverbund bei uns von einem Grossflotten-Rahmenvertrag profitieren. Das gilt unter anderem für den Reifeneinkauf wie auch für alle anderen Dienstleistungen. Bei den Reifen ist das Sparpotenzial gross. Auch die interne Prozessoptimierung ist aber ein wichtiges Thema. 100 Rechnungen als Spezialist nach dem gleichen Prozess zu prüfen ist effizienter als zehn Rechnungen nebenbei zu erledigen.

Das geht nur, indem wir alle Lieferanten in ein Wettbewerbsumfeld stellen. Jeder Lieferant, der bei der CarNet Leistungen anbieten darf, wird über ein Wettbewerbsverfahren ausgesucht. Wenn wir beispielsweise Mietwagen als Ersatzfahrzeuge organisieren, müssen sich die Anbieter periodisch einem Ausschreibungsverfahren stellen. Gesucht sind qualitativ und preislich die besten Leistungen, dann geht es wieder über eine sinnvolle Periode hinweg weiter. Dies gilt unter anderem auch für Beschriftungen oder für spezielle Kundenprojekte, bei denen wir grössere Ausschreibungen machen.

Wenn sie sich einer Grossflotte anschliessen, können sie von den besseren Konditionen profitieren. Eine wichtige Überlegung ist auch, dass Fahrzeuge nicht im Leasing beschafft werden müssen, damit die Vorteile greifen. Heute gibt es Lösungen, die unabhängig von Kauf oder Leasing helfen, Prozesskosten zu optimieren. Es geht auch darum sich Gedanken zu machen, wie man zu möglichst tiefen und zu möglichst transparenten Mobilitätskosten gelangt. Natürlich ist aus unserer Sicht das Flottenmanagement die richtige Lösung. Es gibt aber auch Alternativen wie Carsharing oder flexible Fahrzeugmiete von ein paar Tagen bis hin zu ein paar Wochen oder Monaten.

Wir haben das immer wieder berechnet. Über kleinere und grössere Kunden hinweg beträgt das Sparpotenzial immer bis zu 30 Prozent. Das setzt sich je hälftig zusammen aus der Optimierung der Prozesskosten und aus den effektiven Fahrzeugkosten. Das sind recht grosse Beträge, vor allem auch weil die Mobilität nach den Lohnkosten in einem Unternehmen häufig der zweitgrösste Kostenblock ist.

Zuerst muss man die eigenen Bedürfnisse an die Mobilität verstehen. Erst dann kann man den richtigen Anbieter suchen. In der Vergangenheit sind beispielsweise von internationalen Firmen Full-Leasing-Konstruktionen forciert worden. Diese haben zunächst geholfen, die Auto-Betriebskosten in einen messbaren Vergleich zu bringen. Damit hat man vielleicht ein Drittel des Optimierungspotenzials von 30 Prozent erreicht. Das geht aber nur mit einem Leasing – wer nicht fremdfinanzieren will, braucht eine andere Lösung. Heute ist es bei CarNet kein Problem, eine bestehende Flotte per Stichtag in ein externes Flottenmanagement zu überführen.